Mentions légales — SecretarIA

Le responsable du traitement des données est :

IMS ADVISOR SRL, société belge enregistrée sous le numéro BE0777519435, exploitant l'activité SecretarIA.

Adresse : Rue des Herbières 80B, 7333 Tertre (Belgique)

Mail : contact@secretar-ia.be

Le site et les outils de SecretarIA sont hébergés par :

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (Allemagne). Serveur situé à Nuremberg. Il héberge notre outil de rendez-vous, nos automatisations et nos bases de données.
• Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107 (États-Unis), pour la distribution et la protection du site.
• Supabase, Inc. pour la base de données du site, et Lovable pour la plateforme d'édition et de publication.

Dans le cadre de ses prestations, SecretarIA peut être amenée à collecter et traiter les données suivantes :

• Données d'identification : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse email
• Données professionnelles : société, fonction, secteur d'activité
• Données de communication : enregistrements d'appels, emails, messages
• Données sensibles (dans le cadre de la santé ou du médical)
• Données d'utilisation (site web, interfaces d'IA, chatbot, etc.)

• Exécution des prestations de télésecrétariat et services associés
• Gestion des agendas, des communications, de la prospection et du suivi commercial
• Amélioration des services via l'analyse des échanges et interactions
• Envoi d'informations ou de communications liées aux services
• Respect des obligations légales et contractuelles

• L'exécution du contrat (prestations convenues entre SecretarIA et le client)
• Le consentement explicite du client lorsque requis
• L'intérêt légitime (prospection commerciale ciblée)
• Les obligations légales (fiscales, comptables ou réglementaires)

Certaines tâches sont automatisées à l'aide de solutions d'intelligence artificielle (IA) : prise de rendez-vous, transcription, gestion d'appels, segmentation, chatbot.

L'utilisation de ces technologies respecte les principes suivants :

• Encadrement humain permanent
• Aucune décision automatisée sans intervention humaine pour les cas sensibles
• Respect des droits fondamentaux et de la vie privée

SecretarIA fait appel à des sous-traitants nommés, et non à de vagues « prestataires techniques ». Les principaux : Brevo et Twilio pour les emails et les SMS, Vapi pour la téléphonie de notre assistante vocale, Google et Anthropic pour la transcription et la rédaction assistée, Google Agenda et HubSpot pour les agendas et le suivi commercial, Stripe pour le paiement.

La liste complète, à jour, avec le rôle de chacun et son pays, se trouve dans notre politique de confidentialité. Nous la tenons à un seul endroit pour qu'elle ne se contredise jamais d'une page à l'autre.

Chacun est lié par un contrat de sous-traitance au sens de l'article 28 du RGPD. Aucune donnée n'est vendue, à personne.

Les données sont conservées pour la durée nécessaire à l'exécution du contrat, puis archivées pendant une durée maximale de 5 ans, sauf :

• Obligation légale de conservation prolongée
• Demande expresse de suppression ou de portabilité

SecretarIA met en place des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation ou l'altération :

• Hébergement sécurisé (serveurs conformes RGPD / ISO)
• Authentification et chiffrement
• Journalisation des accès
• Cloisonnement des environnements client

Pour exercer vos droits ou pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez nous contacter à : contact@secretar-ia.be ou privacy@ims-advisor.com.

Vos données sont hébergées en Allemagne, mais certains de nos outils sont établis hors de l'Union européenne et une partie de vos données y transite : Google, HubSpot, Twilio, Vapi, Anthropic, Stripe, Meta et Cloudflare aux États-Unis, Telegram aux Émirats arabes unis pour nos notifications internes.

Ces transferts reposent sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, ou sur le cadre de protection des données UE États-Unis lorsque le prestataire y est certifié.

Aucun traceur ne se déclenche avant votre accord. Tant que vous n'avez pas accepté, la mesure d'audience et la publicité sont refusées par défaut, et les scripts correspondants ne sont même pas chargés. Seuls les cookies nécessaires au fonctionnement du site sont posés.

Après acceptation : Google Analytics 4, avec anonymisation de l'adresse IP, et le pixel Meta. Vous pouvez changer d'avis à tout moment depuis la bannière de cookies ou votre navigateur, et un refus ne limite en rien votre accès au site.

SecretarIA se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité.

Toute modification substantielle fera l'objet d'une notification via email ou via notre site.